La produzione dei “falsi documenti” nella Pubblica amministrazione

Quante volte ci vediamo recapitare un documento proveniente dalla Pubblica Amministrazione dove viene riportato il numero e la data di protocollo.

Bene! Quando ci arriva un documento simile, sappiamo sicuramente che è un falso: se ci perviene attraverso PEC da parte del Comune, ovvero non è il documento originale se ci perviene in forma cartacea.

Perché possiamo essere “sicuri” di questo?

Questo è implicito per le norme che regolano la gestione del protocollo informatico, ossia DPR 445/2000 e le Linee Guida AgID che sono la normativa tecnica da rispettare.

In particolare, all’art. 53 del DPR 445/2000 al comma 3 recita:

“L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.”

Assegnazione del numero di protocollo

Questo implica che l’assegnazione del numero di protocollo non è conoscibile se non dopo la sua registrazione e quindi della registrazione dei suoi documenti collegati e della formazione della “segnatura di protocollo”.

Pertanto, se nel documento ci ritroviamo il numero di protocollo, significa che non è stata rispettata la normativa in base al Testo Unico della documentazione amministrativa e né le regole tecniche delle linee guida AgID.

Un espediente adottato da alcune Pubbliche Amministrazioni, quando inviano con PEC, è quella di aggiungere una copia conforme all’invio della stessa.

Il problema rimane, per il fatto che nel file di segnatura, ossia in “SEGNATURA.XML”, non compare e non potrebbe comparire il file di copia conforme aggiunto, quindi, ci ritroveremmo comunque in una falsa registrazione di protocollo, dove la segnatura non corrisponde ai files che sono registrati e comunque non si rispetterebbe quanto dettato dalla norma.

Questo comporta che in un eventuale contezioso, attraverso una perizia tecnica, vedrebbe soccombere la Pubblica Amministrazione, con l’aggravante di un eventuale falso accertato e quindi le eventuali conseguenze penali, che ricadrebbero sul responsabile del protocollo e del flusso documentale.

Altri casi di produzione di “falsi documenti” nella Pubblica amministrazione

Altro falso prodotto in molte Pubbliche Amministrazioni è la protocollazione di avvisi di accertamento o altri flussi, che teoricamente non dovrebbero essere protocollati, perché rientranti nei documenti “diversamente numerati”, dove vengono protocollati con un unico protocollo, ma con contenuti diversi e destinatari diversi, che non è altro che una replicazione del sistema manuale che poteva essere utilizzato prima del 2005, ossia dall’entrata in vigore del protocollo informatico.

Le linee guida proibiscono categoricamente la possibilità di generare protocolli con destinatari multipli e questo è anche dovuta alla logica conseguenza del permettere al cittadino di poter consultare on-line i protocolli che lo riguardano.

In questo caso il cittadino ricercando il proprio protocollo, si ritroverebbe accomunato a tanti altri e quindi accederebbe a delle informazioni non pertinenti al suo interesse, con tutte le conseguenze legate alla privacy.

Naturalmente parliamo anche in questo caso di registrazioni non conformi, in base alle Linee Guida AgID e al TUD, sia perché i documenti originali inviati con il protocollo non sono legati alla registrazione, sia perché non conformi alla modalità di registrazione.

Un vero caos che sta generando una vera e propria produzione di “falsi” all’interno di un sistema incolpevole, a volte inconsapevole e altre volte legato allo schema mentale del “abbiamo sempre fatto così”.